روش‌های بازیابی فایل‌های خراب و آسیب دیده آفیس

در حال حاضر که فایل‌های ورد یا اسناد بین شرکت‌ها به اشتراک گذاشته می‌شوند، اغلب اوقات با اسناد آسیب دیده و یا خراب مایکروسافت آفیس مواجه می‌شویم. بنابراین، بهتر است بیاموزیم که چگونه اسناد آسیب دیده و یا خراب شده مایکروسافت آفیس را به کمک ابزارها بازیابی کنیم.

مایکروسافت ورد یکی از محبوبترین و حتی پر مصرف‌ترین نرم‌افزار برای ساختن اسناد متنی یا طرح‌های پروژه و غیره است. به دلیل همین قابلیت است که برخی از شیفتگان کسب و کار نیز از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند. در حال حاضر که فایل‌های ورد و یا اسناد بین متصدیان شرکت‌ها به اشتراک گذاشته می‌شوند، ما اغلب با اسناد خراب و یا آسیب دیده مایکروسافت آفیس مواجه هستیم. اما چه راهکاری برای حل این مشکل وجود دارد؟

یافتن ابزارهای بازیابی موضوع اصلی نیست ، بلکه موضوع مهم این است که اکثر ابزارهای موجود با کارشان مطابقت ندارند و شما نتیجه‌ای نمی‌گیرید. اگر این طور است چه کاری باید انجام دهید! نگران نباشید کافیست این مقاله را بخوانید ما به شما روشی را می‌گوییم که ار طریق آن بتوانید کار بازیابی این گونه اسناد را به راحتی و با موفقیت انجام دهید.

روش انجام کار بسیار آسان است. فقط کافیست مراحل ساده زیر را دنبال کنید.

1- ویژگی Shadow Copy

در نسخه Business  and Enterprise ویندوز 7 آلتیمیت، یک ویژگی داخلی تحت عنوان Shadow copy center وجود دارد. اساساً این ویژگی نسخه قدیمی فایل را که می‌تواند هنگام بازیابی و برگرداندن مورد استفاده قرار بگیرد را ذخیره می‌نماید.

مایکروسافت ورد یکی از پرمصرف‌ترین نرم‌افزار برای ساختن اسناد متنی است

شما باید Explorer را راه اندازی کنید، فولدر حاوی سند را راست کلیک کرده و سپس Properties را انتخاب نمایید. حالا زیر تب Properties ، نسخه قدیمی این فایل را می‌بینید. فقط لازم است روی تاریخ دوبار کلیک کنید، در این صورت نسخه قدیمی فایل مایکروسات آفیس را خواهید دید.

2- بازیابی با استفاده از فایل‌های .Tmp

همانطور که می‌دانید، بسته به تنظیم آفیس و تاریخچه این اسناد، ممکن است بازیابی خودکار (auto recover) یا کپی‌های temp فایل ذخیره شده در کامپیوتر شما وجود داشته باشند. در سند مایکروسافت ورد می‌توانید فایل‌های *.WBK or *.ASD را در اندازه و تاریخ درست جستجو نمایید تا کپی‌های موقت را پیدا کنید.

اسناد آسیب دیده مایکروسافت ورد

شما می‌توانید از Recuva برای جستجوی فولدری که در اسناد ورد ذخیره کرده‌اید، استفاده نمایید. وقتی جستجو به اتمام رسید، روی فایل‌های .TMP ضربه بزنید و آن‌ها را بازیابی کنید. بعد از برگرداندن فایل‌های .tmp ، کابران باید نام فایل TMP را تغییر دهند تا با فرمت واقعی سند مطابقت داشته باشد. این یک روش رایگان دیگر برای بازیابی اسناد خراب مایکروسافت آفیس است.

روش بازیابی فایل های خراب آفیس

3- بازسازی فونیکس ورد

همانطور که از نام این ابزار پیداست، این ابزار با هدف بازیابی و یا بازسازی فایل‌های مایکروسافت ورد با پسوند فایل .doc یا .docx ساخته شده است. این ابزار به شکل مفید و سازنده‌ای کار می‌کند بدون آن که به اطلاعات شما آسیب بزند.

مراحل بازیابی فایل‌های مایکروسافت ورد:

Phoenix Word Repair را باز کنید و سپس از گزینه‌های آنجا فایلی را که می‌خواهید بازسازی کنید را انتخاب نمایید.

بعد از انتخاب فایل، باید فرایند بازیابی را شروع کنید و بعد از اتمام بازیابی فایل روی آیکن Save کلیک نمایید تا در جایی در کامپیوتر شما ذخیره شود.

4- Phoenix Excel Repair 

درست مانند فایل‌های مایکروسافت ورد، ابزار فونیکس نیز برای بازیابی فایل‌های اکسل آسیب دیده یا خراب مایکروسافت در دسترس است و نام این ابزار Phoenix Excel Repair می‌باشد.

توجه: این ابزار عملکردهای جالبی نیز دارد که امکان بازیابی چندین فایل یا فایل دسته‌ای را به سرعت فراهم می‌سازد. پیش نمایش فایل‌های بازیابی شده نیز برای شما به نمایش در می‌آید تا بدون اتلاف وقت نتایج درستی بدست بیاورید.

5- Phoenix Powerpoint Repair

پاور پوینت مایکروسافت پرکاربردترین نرم‌افزار برای ساخت پروژه‌های ساده برای مدرسه یا اداره است. اگر درست یک روز قبل از ارائه پروژه با خطای خرابی پاورپوینت مواجه شوید، چه حالی می‌شوید؟ اما کاری که می‌توانید انجام دهید، استفاده از ابزار Steller Phoenix Powerpoint Repair است و شما به احتمال زیاد می‌توانید به فایل‌های خراب یا آسیب‌دیده پاورپوینت یا پروژه خود  دست پیدا کنید. این یک ابزار بسیار قدرتمند و پیشرفته برای بازیابی فایل‌های پاور پوینت و ارائه‌هاست.

6- Phoenix Outlook PST Repair

آیا فایل Outlook PST شما خراب شده است؟ نگران نباشید، چون درست مانند ورد، اکسل و پاورپوینت روشی برای باسازی و بازیابی آن وجود دارد. فقط کافیست به سراغ ابزار Phoenix Outlook PST Repair بروید و به این ترتیب می‌توانید دوباره به تمام تماس‌ها، تسک‌ها و یادداشت‌ها ی موجود در داخل فایل خراب یا آسیب دیده Outlook PST خود دسترسی داشته باشید. می‌توانید کل داده‌های خود را از فایل بازگردانده شده در داخل فایل دیگری قرار دهید تا بدون هیچ مشکل به آن دسترسی داشته باشید.

این‌ها روش‌هایی هستند که از طریق آن‌ها امکان بازیابی سریع فایل‌های مایکروسافت ورد فراهم می‌شود، حتی اگر این فایل‌ها آسیب دیده یا خراب باشند. پس دیگر لازم نیست نگران از دست دادن آن‌ها باشید.

هر بار که فایلی را از ویندوز حذف می‌کنید این فایل به زباله‌دان منتقل می‌شود و تا زمانی که زباله‌دان پر شود یا فایل را از زباله‌دان نیز حذف کنید، مجموعه فایل‌های حذف شده در آن بخش باقی می‌مانند. 

البته چنانچه زباله‌دان به حداکثر ظرفیت خود رسیده و پر شده باشد، با حذف فایل‌های جدید، قدیمی‌ترین فایل موجود در زباله‌دان به‌صورت خودکار حذف می‌شود تا فضا برای جدیدترها باز شود. آیا می‌دانید زباله‌دان ویندوز قابل مدیریت است و می‌توانید ظرفیت آن را افزایش دهید، حذف خودکار زمان‌بندی شده را مدیریت یا حذف مستقیم فایل‌ها بدون قرارگیری در زباله‌دان را فعال کنید؟ در این ترفند با مجموع روش‌های مدیریت زباله‌دان ویندوز آشنا خواهید شد.

تغییر ظرفیت زباله‌دان

به‌صورت پیش‌فرض ظرفیت زباله‌دان در ویندوز حدود 5 درصد از فضای پارتیشن درایوی است که ویندوز در آن نصب شده است.

مثلا اگر پارتیشنی 100 گیگابایتی برای ویندوز برگزیده باشید، زباله‌دان حدود 5 گیگابایت ظرفیت دارد.

برای افزایش این حجم روی آیکون زباله‌دان (Recycle Bin) در ویندوز کلیک راست کرده و گزینه Properties را انتخاب کنید.

پارتیشن موردنظر برای افزایش ظرفیت زباله‌دان را از فهرست موجود انتخاب کرده و در ادامه در بخش Custom Size حجم دلخواه را بر حسب مگابایت وارد کنید. (هر 1024 مگابایت معادل یک گیگابایت است.)

 تنظیمات سطل آشغال ویندوز

حذف یک‌مرحله‌ای

اگر از حذف فایل‌های خود اطمینان دارید و تمایلی به قرارگیری فایل‌ها در زباله‌دان ندارید، می‌توانید حذف بدون انتقال فایل در زباله‌دان را نیز برای همیشه فعال کنید. برای انجام این کار در پنجره Properties گزینه زیر را فعال کنید:

Don’t move files to the Recycle Bin.

Remove files immediately when deleted

در ادامه همان‌طور که می‌دانید پیش از اجرای عملیات حذف، پنجره‌ای برای تایید عملیات برای شما نمایش داده می‌شود که اگر بخواهید این پنجره نیز نشان داده نشود کافی است در همین بخش علامت چک‌مارک گزینه Display Delete Confirmation Dialog را غیرفعال کنید.

آپاچی (Apache) یکتا از رایج‌‏ترین و محبوب‏ترین وب‌سرورهای HTTP در دسترس شما است.یکی از قابلیت‏‌های این وب‌سرور، امکان پرکار سازی KeepAlive است.KeepAlive یک خاصیت است که فرمان ارسال چندین فایل را در یک وابستگی بین کاربر و وب‌سرور فراهم می‌سازد و برآیند اینکه سرعت بارگذاری وبسایت را افزایش خواهد داد.به طور خلاصه، وظیفه آن حفظ و پایداری خط اتصال است.مطمئن شوید که KeepAlive در هاستینگ سایت شما پرکار است.بدین منظور، اگر به فایل httpd.conf  دسترسی دارید، فایل را باز کنید و مطمئن شوید که KeepAlive به چهره On در آن ثبت شده است.در غیر اینصورت کافی است که کد ذیل را به فایل htaccess. در فولدر اصلی سایت کپی کرده و فایل را اندوخته کنید.

</pre>

<pre><ifModule mod_headers.c>

 Header set Connection keep-alive

</ifModule></pre>

<pre>

۱۵- مشخص کردن ابعاد تصاویرافزایش سرعت سایتمرورگر شما قبل از بارگذاری تصاویر، سایت شما را بارگذاری و ارائه خواهد ساخت.تعیین کردن ابعاد تصویر به تعیین مکان و تصمیم مرورگر در خصوص المنتهای غیر قابل تغییر سایت، کمک خواهد کرد.اگر ابعاد تصاویر مشخص نشده باشند، مرورگر شما بعد از بارگذاری عکس ها مجددا در خصوص چیدمان صفحه تصمیم خواهد گرفت. برای این پیشه از مشخصه‌های height و width در تگ <img> بهره‌گیری کنید.نوجه: هرگز برای تغییر اندازه عکس ها از این مشخصه‌ها استفاده نکنید، حتی اگر با به کارگیری این مشخصه‌ها سایز تصویر نمایش مکشوف را تفریق داده‌اید، کاربر‌‌ همان تصویر اصلی (بزرگ) را بارگذاری خواهد کرد.۱۶- افزودن UTF-8افزایش سرعت سایتبرای افزایش سرعت برگردان و ارائه سایت، در HTTP headerهای خود Charachter set تعیین کنید. این شغل با افزودن کد سادهٔ زیر امکان پذیر می‌باشد:

<meta http-equiv=”Content-Type” content=”text/html; charset=utf-8″>

توجه داشته باشید که کاراکتر ست تعیین شده در HTTP header‌ها و متا تگ، یکسان باشند.در غیر اینصورت با دشواری ها عملکردی جدی در مرورگر Internet Explorer مواجه خواهید شد.همچنین برخی مرورگر‌ها از توابع برای تشخیص کاراکتر ست استفاده می‌کنند (مانند تابع <?php bloginfo(‘charset’); ?> در وردپرس) چنانچه از کاراکتر ست خود مطمئن هستید، آن را به جای تابع PHP جایگزین کنید.این موضوع به کاهش سایز درخواست‌های شما کمک خواهد کرد، بنابر این لغایت حد امکان از HTML به جای PHP بهره‌گیری کنید.۱۷- کدهای CSS در بالا و JS در پایینافزایش سرعت سایتکدها و فایل ها css را در بالای وبسایت فراخوانی کنید، زیرا این کد ها سبک هستند و به علت آن که کد ها از بالا به پایین خوانده میشود.باید این کار را بکنید لغایت استایل های سایتتان به سرعت لود شود.اما اسکریپت ها را در بالای سایت فراوخوانی نکنید زیرا سنگین هستند و سرعت لود را تفریق می دهد.اسکریپت ها می توانند قابلیت های جذابی را به سایت بیفزایند اما استفاده از آنها هزینه هایی نیز در بر دارد و یکی از مهمترین خرج ها کندتر شدن سایت است.وردپرس به صورت پیشفرض اسکریپت ها را در ابتدای بارگذاری دانلود می کند، چنانچه این کار ضرورتی ندارد.با تاخیر بارگذاری آنها و انتقالشان به انتهای صفحه میتوان تجربه کاربری بهتری را به بازدیدکنندگان سایت منتقل کرد. این کار با به کارگیری افزونه Scripts To Footer قابل سپریدن است.۱۸- غیرفعال کردن hotlinking تصاویرافزایش سرعت سایتهاست لینکینگ به عملیات دزدی پهنای باند گفته می شود بدین صورت که سایت های سایر از تصاویر و مطالب سایت شما به چهره سر راست در سایت خود بهره‌گیری می نمایند. افزونه بهینه سازی و افزایش سرعت سایت وردپرس در صورتی که در سایت خود تصاویری بهره‌گیری می نمایید که نشانه از شما دارد نیاز نیست این کار را انجام دهید.کد زیر را در فایل .htaccess خویش در ج نمایید:disable hotlinking of images with forbidden or custom image optionRewriteEngine onRewriteCond %HTTP_REFERER !^$RewriteCond %HTTP_REFERER !^http(s)?://(www.)?sparringmind.com [NC]RewriteCond %HTTP_REFERER !^http(s)?://(www.)?google.com [NC]RewriteCond %HTTP_REFERERgif)$ – [NC,F,L]در صورتی که از فید بهره‌گیری می نمایید می بایست آدرس فید خود را در کد بالا جایگرین نمایید

توجه:

غیرفعال کردن Display Delete Confirmation Dialog توصیه نمی‌شود، چرا که ممکن است اشتباهی نسبت به حذف فایل‌ها اقدام کنید و باتوجه به حذف مستقیم فایل بدون قرارگیری در زباله‌دان، بازیابی فایل‌ها در شرایط حذف اشتباهی دشوار خواهد بود.

تخلیه خودکار

یکی از قابلیت‌های جدیدی که در به‌روزرسانی‌های اخیر مایکروسافت به ویندوز 10 اضافه شده Storage Sense نام دارد که به شما کمک می‌کند به‌صورت خودکار نسبت به افزایش فضای خالی هارددیسک اقدام کنید. همچنین این قابلیت از تخلیه خودکار زباله‌دان طبق بازه‌های زمانی نیز پشتیبانی می‌کند و برای استفاده از آن کافی است از منوی استارت روی گزینه Settings کلیک کنید یا کلیدهای Windows+I را فشار دهید.

به بخش System مراجعه و از ستون سمت چپ، گزینه Storage را کلیک کنید.

در ادامه از سمت راست در بخش Storage Sense روی لینک Change how we free up space automatically کلیک کنید.

در بخش Temporary Files گزینه Delete temporary files that my apps aren’t using را فعال کرده و با استفاده از اولین منو در همین بخش، زمان دلخواه را برای تخلیه خودکار زباله‌دان مشخص کنید.

یکی از شرکت‌هایی که در زمینه ساخت و عرضه نرم افزارهای گوناگون فعالیت چشم‌گیری داشته، شرکت مایکروسافت است. این شرکت طیف وسیعی از نرم افزار‌های کاربری از جمله ویرایش متن، ویرایش عکس، مدیریت سایت، ابزار مهندی و ... را تولید کرده و در قالب مجموعه Microsoft Office در دسترس کاربران سراسر جهان قرار داده است.

در قسمت قبلی با نحوه آغاز کار نرم افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) آشنا شدیم و در این قسمت قصد داریم به معرفی گزینه‌های منوی اولیه مایکروسافت ورد بپردازیم. شما می‌توانید قسمت قبلی آموزش Microsoft Word از طریق این لینک مشاهده کنید.

تصویری که در ادامه مشاهده می‌کنید اولین نمایی است که کاربر هنگام ورود به نرم افزار مایکروسافت ورد مشاهده می‌کند. در این قسمت قصد داریم به معرفی تک تک ارکان صفحه اولیه ورد بپردازیم تا کاربران نمای کلی نسبت به گزینه‌های اساسی مایکروسافت ورد (Microsoft Word) داشته باشند.

معرفی گزینه‌های منوی اولیه مایکروسافت ورد

گزینه File Tab چیست؟

گزینه File Tab مشابه گزینه Office در مایکروسافت آفیس 2007 است که به دلایل مختلف در نسخه جدیدتر یعنی 2010، به این نام شناخته می‌شود. کاربر با کلیک بر روی این گزینه می‌تواند Backstage view یا همان نمایه زیرین ورد را مشاهده کند. این گزینه زمانی کاربرد دارد که شما بخواهید فایلی را اجرا کرده و یا فایل ادیت شده خود را ذخیره نمایید. همچنین ایجاد یه فایل ورد جدید و پرینت گرفتن از فایل ورد شما نیز از طریق همین گزینه صورت می‌گیرد.

منوی Quick Access Toolbar چیست؟

این منو دقیقا بالای گزینه File Tab قرار دارد و همانطور که از نام آن مشخص است، از طریق این گزینه کاربران می‌توانند دسترسی سریع به ذخیره سازی فایل خود داشته باشند. همچنین زمانی که اشتباهی در ورد رخ می‌دهد [ برای مثال متنی به اشتباه پاک می‌شود ] کاربر می‌تواند از طریق این گزینه به عمل قبلی بازگشته و متن خود را بازیابی کند.

اموزش کار با نرم افزار ورد

نمای کلی منوی Ribbon

منوی Ribbon شامل دستورالعمل‌هایی می‌شود که در سه ستون مختلف دسته‌بندی شده‌اند:

Tabs: این بخش در بخش فوقانی منوی Ribbon به نمایش درآمده است و شامل گروهی از دستورالعمل‌های مشابه مانند Home, Insert و Page Layout می‌شود.

Group: این بخش نیز به تفکیک دستورالعمل‌های مشابه ساخته شده است که بیشتر اثرگذاری آنها بر روی متن ورد است. نام هریک از گروه‌های این بخش در پایین هریک نوشته شده است.

Command: این بخش به صورت مستقیم شامل دستورالعمل‌های قابل اجرا می‌شود که نظم قرارگیری آن مانند دو گروه فوق است.

بخش Title bar در ورد چیست؟

بخش Title bar در فوقانی‌ترین قسمت صفحه ورد اجرا شده قرار دارد و نام فایل اجرا شده را به صورت کامل نشان می‌دهد.

ابزار Rulers چه کاری انجام می‌دهد؟

نرم افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) دارای دو خط‌کش مختلف در جهات افقی و عمودی است. خط‌کش افقی درست در پایین منوی Ribbon قرار دارد و محل قرارگیری خط‌کش عمودی نیز در ضلع سمت چپ فایل ورد واقع شده است. این ابزار برای تنظیم نوع قرار گیری متن در صفحه سفید استفاده می‌شود و حاشیه‌های صفحه سفید را به وسیله این ابزار می‌توان مدیریت کرد.

گزینه Help چیست؟

همانطور که از نام این گزینه مشخص است، هدفش کمک به کاربر در بخش‌های مختلف کار با ورد است. می‌توان گفت که این گزینه تقریبا در همه نرم افزارها وجود دارد و کاربر در هرجایی از کار خود، اگر با مشکل مواجه شود می‌تواند از آموزش‌های متنی آن بهره‌مند شود.

بخش Zoom Control چیست؟

قائدتا زمانی که در حال کار با صفحه اصلی مایکروسافت ورد (Microsoft Word) هستید، ممکن است بعضی از فونت‌ها برای شما کوچک یا بزرگ باشند، یکی از راه‌های تغییر آنها، انتخاب سایز فونت است، اما در شرایطی که کاربر نخواهد فونت صفحه را تغییر دهد ولی همچنان محیط نرم‌افزار برای ناخوانا یا بسیار بزرگ باشد؛ اینجاست که بخش Zoom Control به کمک او خواهد آمد. به وسیله دو گزینه (+) و (-) کاربر قادر است تا نمای صفحه ورد را کوچک یا بزرگ کند.

قسمت View Buttons چیست؟

بخش View Buttons شامل پنج گزینه مختلف است که درست در سمت چپ بخش Zoom Control قرار گرفته‌اند و در پایین‌ترین منوی صفحه مایکروسافت ورد قرار دارند. از طریق این پنج گزینه که در ادامه معرفی می‌شوند، کاربر قادر است نوع نمایش صفحه را تغییر دهد.

Print Layout view: این نوع از نمایش مخصوص وقتی است که می‌خواهید حالت دقیق پرینت صفحه را در هنگام کار با دستگاه پرینتر به نمایش بگذارید.

Full Screen Reading view: این نوع نمایش، تصویری تمام صفحه یا همان Full Screen از فایل ورد به شما می‌دهد.

Web Layout view: این نمایش به شما نشان می‌دهد که اگر فایل شما در صفحه وب مانند Internet Explorer به نمایش گذاشته شود به چه شکل خواهد بود.

Outline view: با استفاده از این نوع نمایش، می‌توانید تیترها و هدلاین های متن خود را به صورت پشت سر هم مشاهده نمایید.

Draft view: این نوع نمایش مانند Print Layout view است؛ با این تفاوت که بسیاری از تیترها و هدلاین‌ها حذف می‌شوند. بسیاری از کاربران هنگام مطالعه یک متن طولانی، این نوع از نمایش را ترجیه می‌دهند.

مهم‌ترین بخش فایل ورد یا همان Docume‌‎nt Area

بخش Document Area بیشترین حجم صفحه نرم افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) شما را در برمی‌گیرد و مهم‌ترین بخش نیز محسوب می‌شود، چراکه عمل تایپ و نوشتن در این صفحه سفید صورت می‌گیرد و سایر گزینه‌هایی که در بالا توضیح داده شد در صورت تغییر در این صفحه اعمال می‌شوند. خط سفید کوچک و عمودی که در این بخش نمایش داده می‌شود، " نشانگر الحاق " نامیده می‌شود و ابزاری است تا به کاربر نشان دهد، عمل نوشتن در کدام بخش از صفحه سفید ورد یا همان Document Area صورت می‌گیرد.

بخش Status Bar چیست؟

قسمت Status Bar اطلاعات دقیق مربوط به نوشته را نمایش می‌دهد؛ از جمله این اطلاعات می‌توان به میزان کاراکتر یا همان حروف متن و تعداد صفحات آن اشاره کرد.

گزینه کوچک Dialog Box Launcher چه کاری انجام می‌دهد؟

اگر بار دیگر به بخش Ribbon نگاه کنید، در پایین هر گروه گزینه کوچکی را مشاهده می‌کنید که Dialog Box Launcher نام دارد. کاربر با کلیک بر روی این گزینه می‌تواند اطلاعات بیشتری درباره هر یک از گروه های فوق به دست آورد، همچنین امکان ایجاد تغییرات بیشتر در این بخش‌ها برای وی فراهم خواهد شد.

یکی از شرکت‌هایی که در زمینه ساخت و عرضه نرم افزارهای گوناگون  فعالیت چشم‌گیری داشته، شرکت مایکروسافت است. این شرکت طیف وسیعی از نرم افزار‌های کاربری از جمله ویرایش متن، ویرایش عکس، مدیریت سایت، ابزار مهندی و ... را تولید کرده و در قالب مجموعه Microsoft Office در دسترس کاربران سراسر جهان قرار داده است.

یکی از مهم‌ترین نرم افزارهای مجموعه Microsoft Office ، نرم افزار Word است. این برنامه قابلیت دسترسی راحت به متن را برای کاربران ایجاد می‌کند و در سایه این دسترسی، امکانات بسیار زیاد و اغلب پیشرفته ای را نیز ارائه می‌دهد تا کاربران قادر باشند برای امور راحت مانند نوشتن یک متن تک صفحه ای، تا امور پیچیده مانند نوشتن مقاله ها و کتاب‌های چندصد صفحه ای از نرم افزار Office Word استفاده نمایند.

اما بسیاری از کاربران طریقه استفاده از نرم افزار Office Word را نمی دانند و اگر طریقه استفاده از آن را نیز بدانند، احتمالا با روش حرفه ای استفاده از آن در حالت پیشرفته آشنایی ندارند.

برای آموزش از نسخه 2010 برنامه مایکروسافت ورد (Microsoft Word) استفاده شده است، دلیل این موضوع هم کامل تر بودن این نسخه و قابل اجرا بودن آن در سیستم عامل های مختلف ویندوز است.

معرفی نسخه‌های مختلف مجموعه مایکروسافت آفیس (Microsoft Office)

مجموعه آفیس مایکروسافت نیز مانند سایر مجموعه‌ها در قالب نسخه های مختلفی ارائه شده است که کاربران با توجه به سیستم عامل یا پلتفرمی که در اختیار دارند بتوانند از نسخه مورد نظر خود استفاده نمایند. در ادامه به معرفی نسخه های متفاوت مجموعه آفیس مایکروسافت خواهیم پرداخت:

یکی از مهم‌ترین نرم افزارهای مجموعه Microsoft Office نرم افزار Word است

مجموعه Microsoft Office - نسخه اصلی

این نسخه از مجموعه آفیس، نسخه اصلی به شمار می‌رود و تقریبا بیش از نیمی از آپدیت‌ها و بروزرسانی هایی نیز که از طرف شرکت مایکروسافت ارائه می‌شود برای این نسخه است. در حال حاضر آخرین ورژن رسمی این مجموعه به سال 2016 بازمی‌گردد اما به هر حال با مشکلاتی نیز روبه‌رو است، از جمله اینکه روی برخی از ویندوزهای قدیمی‌تر مانند ویندوز 7 نصب نمی‌شود.

آموزش مایکروسافت ورد

مجموعه Microsoft Office 365

این مجموعه در اصل برای شرکت‌های بزرگ ارائه می‌شود و از مهمترین قابلیت‌های آن می‌توان به اشتراک گذاری در سیستم‌های رایانه‌ای متصل اشاره کرد و انتخاب خوبی برای کارهای اداری محسوب می‌شود.

آموزش ورد پیشرفته

مجموعه Office Online

نسخه آنلاین مجموعه آفیس به لحاظ ساختاری تفاوت زیادی با نسخه اصلی یعنی Microsoft Office ندارد. تنها تفاوت‌هایی که در این نسخه اعمال شده این است که کاربر می‌تواند از منوی کاربری تحت وب استفاده کرده و میزان 5 گیگابایت فضای قابل استفاده از نرم افزار Microsoft OneDrive را نیز به آن ضمیمه کند.

 کار با نرم افزار مایکروسافت ورد

مجموعه Microsoft Office for Mobile Devices

این نسخه، متاخرتر از باقی نسخه ها بوده و همانطور که از اسمش مشخص است برای استفاده در سیستم عامل های موبایل و تبلت که بر پایه اندروید یا آی او اس هستند طراحی شده است. از قابلیت‌های این مجموعه می‌توان به منوی کاربری ساده‌ و سبک اشاره کرد. گفتنی است؛ برای اینکه کاربران بتوانند این نسخه را روان اجرا کنند، بسیاری از قابلیت‌های آفیس از این مجموعه حذف شده است و مجموعه کاملی به حساب نمی‌آید.

چگونه کار با نرم افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) را آغاز کنیم؟

اولین سوالی که باید در آموزش مایکروسافت ورد (Microsoft Word) به آن پرداخته شود این است که چگونه ورد را در سیستم عامل ویندوز خود پیدا کرده و آن را اجرا کنیم. در جلسه اول از این آموزش ما نحوه آغاز کار با برنامه مایکروسافت ورد را در سیستم عامل های مختلف ویندوز بررسی می‌کنیم. هر برنامه ای پس از اینکه در ویندوز نصب می‌شود، آیکون آن در صفحه دسکتاپ قابل مشاهده است، اما مجموعه Microsoft Office اینطور نیست و اندکی تفاوت دارد و برای استفاده از آن باید از راه دیگری اقدام کرد.

در این قسمت فرض را بر این گذاشته ایم که شما نرم افزار Microsoft Word را بر روی سیستم خود نصب کرده اید و حال می‌خواهیم با طی کردن مراحل زیر، ورد را اجرا کنیم:

مرحله اول: در نوار ابزار پایین دسکتاپ و در سمت چپ بر روی گزینه Start کلیک کنید. ( تصویر پایین)

مرحله دوم: حال در منویی که مقابلتان نمایش داده شده است بر روی گزینه All Programs کلیک کنید. ( تصویر پایین)

مرحله سوم: در این بخش فولدرها و نرم افزارهای مختلفی که به صورت پیشفرض یا دستی بر روی ویندوز شما نصب شده، نمایش داده می‌شود؛ فولدر Microsoft Office را پیدا کرده و بر روی آن کلیک کنید. ( تصویر پایین)

مرحله چهارم: نرم افزار ورد را با نام Microsoft Word 2010 پیدا کرده و بر روی آن کلیک کنید. ( تصویر پایین)

مرحله پنجم: پس از اینکه مراحل فوق را انجام دادید صفحه ای سفید برای شما ظاهر می‌شود که مرحله ابتدایی کار کردن با نرم افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) است. ( تصویر پایین)

در سیستم عامل ویندوز 8 و 10 چگونه نرم افزار ماکروسافت ورد را اجرا کنیم؟

سیستم عامل‌های ویندوز 8 و ویندوز 10 به لحاظ منوی کاربری اندکی با ویندوز 7 متفاوت هستند از همین رو نحوه پیدا کردن برنامه ورد در آنها متفاوت است. برای اجرا کردن نرم افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) در دو ویندوز 8 و 10 می‌توانید از منوی سرچ سیستم عامل خود استفاده کنید، در ادامه دو تصویر از منوی سرچ ویندوز 8 ( تصویر اول ) و منوی سرچ ویندوز 10 ( تصویر دوم ) مشاهده می‌کنید:

(تصویر اول)

(تصویر دوم)

گفتنی است، تصاویر بالا مربوط به پیدا کردن هر نوع نرم افزاری در ویندوز 8 و 10 می‌شود، اما برای اینکه بتوانید به صورت مستقیم برنامه ورد را پیدا کنید از کلید واژه Word در جستجوی خود استفاده کنید. 

هنگامی که در واژه‌پرداز Word آدرس یک وب‌سایت یا صفحه اینترنتی را تایپ کنید قابلیت تبدیل خودکار به هایپرلینک موجب می‌شود تا آدرس وارد شده به رنگ آبی تغییر کرده و قابل کلیک باشد تا کاربر بتواند با کلیک روی لینک سریعا به آن مراجعه کند.

این قابلیت مفید است، اما هنگامی که قصدتان از تایپ آدرس در یک صفحه چاپ آن باشد، تبدیل شدن خودکار به هایپر لینک آزاردهنده است و باید به‌صورت دستی متن را از حالت لینک خارج کنید تا رنگ آن نیز همچون دیگر بخش‌های متن باشد.

چنانچه به استفاده از این قابلیت تمایلی ندارید و می‌خواهید قابلیت ایجاد هایپرلینک به‌صورت خودکار را غیرفعال کنید، می‌توانید از این روش کمک بگیرید:

نرم‌افزار واژه‌پرداز Word را اجرا کرده و به منوی File مراجعه کنید.

از منوی به‌نمایش درآمده گزینه Options را کلیک کرده و در ادامه از سمت چپ، به بخش Proofing مراجعه کنید.

در سمت راست، بخشAutoCorrect Options را پیدا کرده و روی دکمه AutoCorrect Options کلیک کنید.

در پنجره AutoCorrect به تب AutoFormat As You Type مراجعه کنید.

غیرفعال کردن قابلیت ایجاد هایپرلینک به‌صورت خودکار

در بخش Replace As You Type علامت چک‌مارک کنار گزینه Internet and network paths with hyperlinks را غیرفعال کنید.

با کلیک روی گزینه‌های Close , OK تغییرات را ذخیره کنید.

هنگام کار با رایانه، سرعت عمل نکته بسیار حائز اهمیتی است لذا آشنایی با میانبرهای صفحه کلید می‌تواند کمک بزرگی به کاربران باشد.

هر بار برداشتن دست از روی صفحه کلید هنگام کار با رایانه ثانیه‌های ارزشمندی را از دست می‌دهید. اگر می‌خواهید به بهترین سرعت عمل در حین کار با رایانه برسید، بهتر است از میانبرهای کیبورد استفاده کنید.

سریع‌ترین ماوس‌ها نیز ممکن است زمانی را هرچند بسیار کوتاه در حین انجام یک فرآیند رایانه‌ای هدر دهد. از آنجایی که تقریبا تمامی عملکردهای ماوس را می‌توان با کلیدهای صفحه کلید انجام داد بنابراین حتی زمانی که ماوس سیستم شما خراب باشد هم نیاز ضروری به آن نخواهید داشت. برای انجام هر فرآیند رایانه‌ای از قبیل تایپ کردن، گوش دادن به موسیقی، وب‌گردی، انتقال اطلاعات و ... کاربران می‌توانند از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنند.

جالب است بدانید بسیاری از کاربران رایانه تنها با تعداد کمی از میانبرهای صفحه کلید آشنا هستند به همین دلیل قصد داریم در ادامه شما را با بهترین میانبرهای کیبورد آشنا کنیم.  با دقت به مطالب زیر توجه کنید تا از این پس بتوانید سرعت خود را هنگام کار با رایانه افزایش دهید و از حرکت اضافی دست برای جابه‌جایی بین ماوس و صفحه کلید جلوگیری کنید.

میانبر صفحه کلید در Windows 10

CTRL+F

با استفاده از این میانبر کاربر می‌تواند به سادگی کلمه مورد نظر خود را در هر برنامه خواندنی، تمام مروگرها و واژه‌پردازها جستجو کند. اهمیت این کلید میانبر زمانی مشخص می‌شود که در لپ‌تاپ یا رایانه خود مشغول خواندن متن و یا گزارشی چند ماهه از عملکرد کاری خود هستید و می‌خواهید کلمه خاصی را در متن بیابید. میانبر CTRL+F در کسری از ثانیه واژه مورد نظر را می‌یابد.

به عنوان مثال در نظر بگیرید شما مشغول خواندن ویژگی‌های لپ‌تاپ خود هستید می‌خواهید بدانید سیستم شما از USB Type-C پشتیبانی می‌کند یا خیر؟ برای فهمیدن این موضوع کافی است ابتدا یک‌بار کلمه USB Type-C را در متن بیابید و سپس با استفاده از میانبر CTRL+F باقی این کلمه را در متن مشاهده کنید. لازم به ذکر است کاربران می‌توانند با فشردن کلید F3 در این حالت از یک کلمه به کلمه دیگر پرش کنند.

Shift+Click/CTRL+Click

برای انتخاب چند ردیف در برنامه Excel یا بخشی از یک متن در مایکروسافت Word و یا متمایز ساختن چند فایل در File Explorer کافی است از ترکیب شیفت و کلیک استفاده کنید. به عنوان مثال برای انتخاب زدن ردیف 10 تا 30 در یک صفحه اکسل می‌توان ستون اول را با کلیک انتخاب و پس از آن با فشار دادن کلید Shift تا آخرین ردیف را انتخاب کرد. با این روش تمام ردیف‌های میانی نیز انتخاب می‌شود.

اگر گزینه‌های انتخابی غیرمجاور باشند باید از کلید CTRL به جای Shift استفاده کرد. بدین شکل با نگه داشتن کلید CTRL و سپس فشار دادن کلیک می‌توان گزینه‌های پراکنده را انتخاب کرد.

CTRL+A

اگر می‌خواهید تمام محتویات یک پنجره مشخص را انتخاب کنید باید از میانبر CTRL+A استفاده کنید. محتویات داخل پنجره می‌تواند شامل عکس، فیلم، متن و یا هر فایل دیگری باشد. برای مشاهده نتیجه عملکرد میانبر مذکور لازم است ابتدا یکی از فایل‌های درون پوشه یا پنجره را انتخاب و سپس با فشار دادن میانبر CTRL+A همه‌ی فایل‌ها به سادگی انتخاب می‌شوند. با این میانبر می‌توانید در فرآیند Copy , Paste اطلاعات نیز سریع‌تر عمل کنید.

Shift+کلیدهای جهت‌دار(Arrow)

گاهی چندین تلاش متوالی برای انتخاب قسمت مشخصی از متن لازم است. صفحه‌های لمسی رایانه نیز این کار را سریع‌تر و ساده‌تر نکرده است. برای هایلات کردن قسمتی از متن با کمک کیبورد فقط باید به سادگی کلید Shift  را پایین نگه دارید سپس با استفاده از کلیدهای جهت‌دار هر بخش دلخواه از متن را انتخاب کنید.

اگر CTRL را نگه دارید می‌توانید کل کلمه را به جای هر کاراکتر با کمک کلید‌های جهت‌دار هایلات کنید. در اکثر برنامه‌ها می‌توان بدون استفاده از ماوس با میانبر CTRL+B متن را Bold و CTRL+I متن را کج(ایتالیک) کرد.

ALT+کلیدهای جهت‌دار چپ و راست

راه‌حلی بسیار سریع برای برگشتن به صفحه قبل یا رفتن به صفحه بعد هنگام استفاده از یک مرورگر اینترنتی ترکیب ALT با کلیدهای جهت‌دار چپ و راست است. ALT+کلید جهت‌دار سمت چپ برای برگشتن به صفحه قبل و ALT+کلید جهت‌دار سمت راست برای رفتن به صفحه بعد می‌باشد.

Windows+کلیدهای جهت‌دار

یک از بهترین ویژگی‌های Windows 10 کنار هم قرار دادن یا به اصطلاح اسنپ کردن پنجره‌هاست. با این کار صفحه نمایش بین دو تا چهار قسمت مساوی تقسیم می‌شود. اگر نخواهید با حرکت ماوس و کشیدن پنجره‌ها از یک طرف به طرف دیگر این کار را انجام دهید، روش سریع اسنپ کردن پنجره‌ها استفاده از میانبر Windows+کلیدهای جهت‌دار است.

ترکیب کلید ویندوز با کلیدهای جهت‌دار سمت چپ و راست صفحه را به دو قسمت مساوی تقسیم می‌کند و چنانچه بخواهید صفحه به چهار قسمت مساوی تقسیم شود باید از ترکیب کلید ویندورز با کلیدهای جهت‌دار بالا و پایین استفاده کنید.